Pré-inscriptions (CRM)
La demande d'une famille arrive du formulaire du site vitrine de la crèche directement dans un pipeline Kanban : Formulaire reçu → Contacté → RDV fixé → En discussion → Liste d'attente → Validé → Inscrit. Historique des échanges, tâches datées, taux de conversion.
Le détail qui dit tout
La conversion crée en une seule transaction la famille, le représentant légal payeur et l'enfant pré-inscrit — jamais de dossier à moitié créé.
Contrats et tarification
Quatre régimes couverts : PSU régulier, occasionnel, urgence, et PAJE. Le barème CNAF est implémenté à la lettre :
ressources mensuelles = revenus N-2 / 12, bornées plancher / plafond CNAF
tarif horaire = ressources retenues × taux d'effort
mensualisation = (heures/sem. × semaines d'accueil) / mois du contrat
Le taux d'effort dépend du nombre d'enfants à charge, avec décalage d'un rang en présence d'un enfant en situation de handicap. Barème et bornes paramétrables — la CNAF les révise chaque année.
Le détail qui dit tout
Un simulateur permet d'annoncer le tarif dès le premier rendez-vous avec la famille.
Plannings
Timeline 06 h → 20 h, barres d'amplitude, couleur par section, taux d'occupation recalculé à chaque mouvement. Le prévisionnel se génère depuis les créneaux du contrat : il ignore les jours de fermeture et préserve les ajustements manuels.
Côté équipe : créneaux, pauses, nuits, congés, arrêts. Le contrôle de conformité refuse les créneaux qui se chevauchent ou qui se posent sur une absence déjà validée.
Le détail qui dit tout
Une absence validée retire automatiquement les créneaux couverts — ce qui met le ratio d'encadrement à jour dans la foulée.
Pointage
Cartes avec photo, prénom, badge d'anniversaire (« J-3 »). Arrivée / Départ horodatés à la minute, entrées-sorties multiples natives — départ 12 h 27, retour 14 h 03. Le contrôle de la personne venue chercher l'enfant s'appuie sur les représentants légaux habilités et la liste des personnes autorisées, avec dates de validité.
Le détail qui dit tout
Les présences oubliées se clôturent automatiquement à 3 h du matin, à l'heure de fermeture de la structure — sans quoi la facturation et le taux d'occupation seraient faussés le lendemain.
Transmissions
Arrivée → Repas / Biberons → Activités → Sommeil → Hygiène → Soins → Photos
Biberon avec volume proposé et volume bu ; repas avec niveau de consommation, texture, composition ; sommeil dont la durée est dérivée, jamais saisie — elle reste toujours cohérente ; soins avec dosage et autorisation parentale ; mesures. Une transmission est destinée aux parents ou interne (note d'équipe jamais exposée), et peut rester en brouillon.
Le copier / coller duplique une saisie sur plusieurs enfants d'un coup, chaque destinataire étant vérifié individuellement : la duplication ne contourne jamais le cloisonnement.
Le détail qui dit tout
Chaque saisie porte un identifiant de requête unique : rejouer la synchronisation hors ligne ne crée jamais de doublon. Une crèche a des murs épais et du Wi-Fi capricieux ; le produit en tient compte.
Journal de bord parent
07:00 Arrivée Cédric est bien arrivé.
08:45 Biberon Cédric a bu un biberon de 185 ml.
12:45 Sieste Cédric a dormi 1 h 35 (sommeil bon).
Les phrases sont rédigées côté serveur pour rester identiques sur les trois clients. Le parent déclare une absence (validée par la structure, qui bascule le prévisionnel et ouvre une déduction si le motif est éligible), prévient d'un retard, télécharge factures et attestations, écrit à la direction — les destinataires sont résolus côté serveur : un parent ne peut jamais écrire à un autre parent.
Le détail qui dit tout
Les notifications push se désactivent par type — pas de tout-ou-rien imposé aux familles.
Facturation
Génération mensuelle en brouillon, contrôlée puis émise par la direction ; une facture regroupe tous les enfants d'une même famille. Lignes automatiques : mensualisation ou heures réalisées selon le régime, heures de dépassement arrondies au pas de 30 minutes après 5 minutes de tolérance, repas et couches hors forfait, déduction des absences justifiées (jours ouvrés uniquement), frais de dossier et dépôt de garantie sur la première facture seulement.
Règlements, relances, passage automatique en impayé à échéance, export comptable.
Le détail qui dit tout
Numérotation séquentielle et sans trou par organisation (FA-2026-11-000042), garantie par une contrainte en base — pas par une convention.
Comptabilité et paie
Comptabilité de trésorerie : ce qui compte est le mouvement, pas l'engagement — une facture émise et impayée est une créance, pas une recette. Fournisseurs, dépenses, subventions, relevés bancaires, attestations fiscales, entrées de paie. Les écritures en partie double ne sont pas stockées : elles sont dérivées à l'export depuis un plan comptable général. Export FEC conforme, avec une réserve affichée à l'écran : le fichier décrit les mouvements de la structure, pas un exercice clôturé.
Le détail qui dit tout
Les rémunérations sont nominatives, donc traitées comme des données de santé : accès plus étroit que la facturation, toute lecture journalisée, aucun montant dans le résumé d'audit.
Analyse et prévision
Chiffre d'affaires facturé / encaissé / restant à recouvrer, occupation en heures-enfants selon la méthode CNAF (pas par comptage de têtes), coût horaire, délai d'encaissement, taux de conversion des pré-inscriptions. Deux principes qui tranchent avec les tableaux de bord habituels : un indicateur qui ne se calcule pas vaut « — », jamais zéro ; et les analyses portent sur des mois révolus — inclure le mois en cours ferait conclure à une baisse là où il n'y a qu'un mois incomplet.
Le détail qui dit tout
La prévision annonce sa fiabilité ou refuse : sous trois mois d'historique, elle ne projette rien et dit ce qui manque. Chaque montant se décompose en contributions nommées, certain ou estimé — un chiffre opposable à la CAF se justifie ligne à ligne.
Photos et médias
Galerie interne, identification des enfants, partage vers les familles. Les photos sont compressées et ré-encodées à l'entrée : 5,2 Mo tombent à 780 Ko, l'orientation est corrigée, une vignette est produite. Aucun média n'est accessible publiquement : URLs signées à durée limitée.
Le détail qui dit tout
Le ré-encodage efface les métadonnées EXIF — une photo d'enfant ne doit pas transporter sa géolocalisation.
Site vitrine de la crèche
Chaque structure dispose d'un site public sous son propre sous-domaine, composé depuis le back-office : blocs de contenu, bibliothèque photo dédiée, formulaire de pré-inscription qui alimente directement le CRM. Trois gabarits — Éclat, Veillée, Semis — et surtout : l'apparence ne vit pas dans le code. Couleurs, polices, angles, densité et ordre des sections sont des données, lues à chaque requête ; la cliente change sa palette et le site change, sans reconstruction. Un avertissement de contraste la prévient si son choix passe sous le seuil de lisibilité.
Le détail qui dit tout
Mentions légales et politique de confidentialité ne sont pas désactivables, et la bibliothèque photo du site est techniquement séparée de la galerie interne — impossible de publier par mégarde la photo d'un enfant.
Assistant
Un assistant conversationnel aide à trouver un écran ou une fonction. Rien ne sort vers le modèle de langage : il ne reçoit que la question posée et le catalogue des écrans. Le service n'a pas accès à la base — c'est une garantie structurelle, testée comme telle.
Le détail qui dit tout
Sans clé d'API, il retombe sur une correspondance littérale locale — le produit ne dépend jamais d'un service tiers pour fonctionner.